Introdução
A funcionalidade de faturas do Procfy permite gerar documentos de cobrança de forma profissional, organizada e integrada à gestão financeira da empresa. Com ela, é possível centralizar cobranças, acompanhar vencimentos, controlar pagamentos e manter um histórico completo das faturas emitidas, facilitando a gestão de receitas e o relacionamento com clientes. O Procfy inclui a gestão de faturas como um dos seus recursos principais.Como Funciona
No Procfy, as faturas funcionam como documentos de cobrança vinculados às receitas da empresa. Elas permitem registrar valores a receber, definir vencimentos e acompanhar o status de pagamento. Ao criar uma fatura, o sistema organiza essas informações dentro do fluxo financeiro, permitindo melhor controle sobre contas a receber e previsibilidade de caixa. É possível criar vários modelos de visualização da fatura, configurando as informações que deseja ver no momento da impressão do documento. Por padrão o sistema cria um modelo inicial, porém é recomendado que o modelo seja conferido para ter a certeza que o formato atenda a sua necessidade de negócio. Para configurar o modelo do documento da fatura acesse o “Menu do perfil do usuário” → “Documentos” → “Faturas”. Compreenda as informações disponíveis e siga as instruções abaixo:Para cada informação, você pode optar por exibi-la ou ocultá-la. Para isso, basta marcar ou desmarcar as caixas de seleção.
- Exibir cabeçalho: O logotipo pode ser alterado no tela de “Configurações da conta” que pode ser acessado pelo menu do perfil do usuário no campo “Logo”.
- Exibir data de emissão: Data em que o documento foi gerado.
- Exibir data de vencimento: Data limite em que o pagamento deve ser efetuado.
- Exibir dados de contato do tomador: Dados do destinatário do documento.
- Exibir detalhamento dos itens: Em caso de haver mais de um item de cobrança, exibi todos os itens da fatura.
- Exibir informações de desconto: Em caso de haver possibilidade de aplicação de descontos.
- Exibir informações de impostos: Em caso de haver necessidade de informar como os impostos foram distribuídos.
- Exibir informações de pagamento: Apresenta o campo descritivo da forma de pagamento. Exemplo: Dados da chave pix e condições à vista ou parcelado.
Como Utilizar
Para gerar o documento:- Acesse o módulo de Faturas no menu principal do Procfy.
- Primeiramente realize a configuração inicial das faturas clicando no botão "
" localizado no canto superior direito. - Altere as informações conforme suas necessidades e salve as alterações.
- Inicie o cadastro de uma nova fatura clicando no botão "
" localizado no canto superior direito. - Selecione a conta bancária na qual o lançamento de recebimento será lançado.
- Selecione o cliente relacionado à cobrança.
- Informe a Data de emissão (o sistema trás a data atual por padrão), Data de vencimento (o sistema considera a quantidade de dias configurada e calcula a data a partir da data de emissão. A quantidade de dias é definida nas configurações da fatura), Conta bancária e Cliente.
- Informe os dados da cobrança: Quantidade do item, Descrição do item e Valor unitário. O campo Valor total é calculado automaticamente.
- Caso necessário, adicione mais itens no fatura clicando no botão +Adicionar item.
- Informe os dados complementares: Desconto que pode ser calculado automaticamente por percentual ou valor fixo. E Impostos que pode ser acrescidos ao valor total ou será somente apresentado como parte do valor dos itens da fatura.
- Informe seu cliente sobre a forma e condições de pagamento no campo Observações / Informações de pagamento.
- Revise as informações preenchidas.
- Salve a fatura para registrar a cobrança. Uma transação de recebimento será gerada automaticamente e estará vinculada a fatura gerada.
- Vá até a tela principal das fatura geradas. Localize a fatura que deseja editar e clique no botão "
" ao lado. - Acione a opção Editar ou simplesmente clique na fatura da lista**.**
- Acompanhe o status da fatura até a confirmação do pagamento.
- Atualize o status da fatura quando ocorrer o pagamento clicando no botão Marcar como paga localizada na parte inferior da tela de edição da fatura. A mesma atualização pode ser realizada marcando a transação relacionada como Paga.
- Vá até a tela principal das fatura geradas. Localize a fatura que deseja imprimir ou gerar PDF e clique no botão "" ao lado.
- Acione a opção Visualizar impressão. Uma janela será apresentada contendo o campo Modela da fatura (apresenta todos os modelo criados no módulo Documentos) e um preview do documento.
- Para imprimir clique no botão "
" localizado na parte inferior direita da janela, em seguida acione a opção Print this file. - Para gerar um PDF clique no botão "" localizado na parte inferior direita da janela, em seguida acione a opção Download this file.
Regras Importantes
- Toda fatura deve estar vinculada a uma transação de recebimento.
- O vencimento deve ser informado corretamente para controle financeiro.
- Alterações em faturas podem impactar relatórios e previsões de fluxo de caixa.
- Faturas pagas devem ter seu status atualizado para manter os saldos corretos.
- A exclusão de faturas pode impactar históricos financeiros e análises futuras.
Dúvidas Frequentes
Posso editar uma fatura após criá-la? Sim. Desde que a fatura ainda não esteja finalizada ou vinculada a processos que restrinjam alterações. As faturas geram automaticamente lançamentos financeiros? Sim. Elas podem compor o fluxo de contas a receber da empresa. Posso cancelar uma fatura? Sim. O cancelamento depende das regras e permissões configuradas no sistema. Consigo acompanhar faturas vencidas? Sim. O sistema permite identificar cobranças pendentes ou vencidas. Posso utilizar faturas para cobranças recorrentes? Sim. A funcionalidade pode ser utilizada para organizar cobranças recorrentes ou pontuais.Boas Práticas
- Cadastre descrições claras para facilitar a identificação das cobranças.
- Revise vencimentos antes de emitir as faturas.
- Acompanhe regularmente as faturas pendentes para reduzir inadimplência.
- Mantenha os dados dos clientes sempre atualizados.
- Utilize as faturas como apoio no controle de receitas e previsões financeiras.