Introdução
A funcionalidade de Gestão de Contratos do Procfy permite criar, personalizar, gerar e armazenar contratos vinculados aos seus contatos, automatizando o preenchimento de informações através de variáveis dinâmicas. Com esse recurso, sua empresa pode padronizar documentos contratuais, reduzir o tempo de elaboração e manter contratos organizados dentro do próprio sistema, facilitando consultas, auditorias e gestão documental.Como Funciona
O Procfy trabalha com modelos de contratos reutilizáveis. Esses modelos podem ser utilizados para gerar contratos automaticamente para clientes, fornecedores ou outros contatos cadastrados. A principal funcionalidade está no uso de variáveis automáticas, que buscam informações diretamente do cadastro da empresa e dos contatos, preenchendo os campos dinamicamente durante a geração do contrato. Quando uma informação necessária não estiver cadastrada, o sistema cria automaticamente um campo de preenchimento manual (input), permitindo completar os dados no momento da geração. Além disso, os contratos gerados podem ser salvos, impressos ou exportados em PDF, ficando vinculados ao cadastro do contato para futuras consultas.Como Utilizar
- Acesse o menu do perfil do usuário.
- Entre na opção Documentos.
- Na aba Contratos, visualize os modelos disponíveis.
- Escolha um modelo existente ou crie um novo modelo.
- Para editar ou criar um modelo, escreva o conteúdo do contrato e faça a formatação desejada.
- Utilize o símbolo “@” para inserir variáveis automáticas no documento.
- Defina campos de input para informações que não existem previamente cadastradas. Posicione o cursor no texto e clique no botão "
". - Salve o modelo com nome e descrição.
- Acesse o cadastro do contato que utilizará o contrato.
- Clique no menu de opções do contato e selecione Gerar contrato.
- Escolha o modelo desejado.
- Revise os dados preenchidos automaticamente.
- Complete os campos manuais, se necessário.
- Salve o contrato para anexá-lo ao contato.
- Se desejar, imprima ou exporte o contrato em PDF.
Regras Importantes
- Os modelos de contrato fornecidos pelo Procfy são apenas sugestões e podem ser totalmente personalizados.
- As variáveis dependem diretamente dos dados cadastrados no sistema.
- Campos sem dados cadastrados serão convertidos em inputs manuais.
- Contratos gerados podem ser editados ou excluídos posteriormente.
- O cabeçalho do contrato depende da configuração do logotipo da empresa.
- Recomenda-se utilizar modelos revisados por profissionais jurídicos para garantir conformidade legal.
Dúvidas Frequentes
Posso criar meus próprios modelos de contrato? Sim. O Procfy permite criar modelos do zero ou editar modelos existentes. O que são variáveis nos contratos? São campos automáticos que puxam informações já cadastradas no sistema, como nome da empresa, CPF/CNPJ do cliente, endereço, entre outros. Posso usar documentos externos como base para criar contratos? Sim. Você pode copiar conteúdos de ferramentas como Google Docs e adaptar a formatação dentro do Procfy. O que acontece se uma variável não possuir informação cadastrada? O sistema irá gerar automaticamente um campo de preenchimento manual. Os contratos ficam armazenados no sistema? Sim. Ao salvar um contrato gerado, ele fica anexado ao contato correspondente. Posso imprimir ou salvar em PDF? Sim. Os contratos podem ser impressos ou exportados em PDF.Boas Práticas
- Utilize modelos contratuais revisados por advogados.
- Mantenha os dados dos contatos sempre atualizados para melhorar o preenchimento automático.
- Utilize variáveis sempre que possível para reduzir preenchimentos manuais.
- Use campos de input apenas para informações específicas de cada negociação.
- Padronize a estrutura visual dos contratos para manter consistência documental.
- Revise os contratos antes de gerar a versão final.